Wenn man bedenkt, wie viele technologische Lösungen Unternehmen Jahr für Jahr einsetzen, sollte man denken, dass die meisten Unternehmen mit der Einführung von Software vertraut sind. Leider stellt sich in der Praxis heraus, dass dies nicht der Fall ist. Es gibt hier zwei Ansätze, auf die ich immer wieder stoße.
- Software kaufen und im Unternehmen ausbringen. ENDE.
- Den Prozess aus Punkt eins in so viele Detail-Prozesse aufzuteilen, dass man viel zu viele Ressourcen binden muss.
Der erste Ansatz ist recht simple und spiegelt die meisten Unternehmen in ihrem Softwarebeschaffungsprozess wider. Den zweiten Ansatz können sich nur Firmen leisten, die eine entsprechenden Größe haben. Großkonzerne, wie sie in Deutschland in der Automobilindustrie vorkommen. Beide Ansätze sind früher oder später zum scheiterten verurteilt. Denn, der erste Ansatz gleicht einer Diktatur, während der zweite Ansatz zu viele Ressourcen bindet, und am Ende dauert es ewig bis die Software in die Fläche gehen kann.
Zum Glück ist es nicht schwer eine gute Strategie für die Softwareeinführung zu entwerfen, mit der jedes Unternehmen einige offensichtliche Fallstricke vermeiden kann.
1. Setzen Sie sich ein klares Ziel
Dein Unternehmen muss sich ein klares Ziel setzen, bevor es in eine neue Software investiert. Ein guter Plan hilft jedem Unternehmen und allen Abteilungen, ihre Ziele zu erreichen.
Du weißt und verstehst, warum dein Unternehmen eine neue Software braucht, aber die Mitarbeiter sind vielleicht nicht auf demselben Kenntnisstand. Es ist besser, die Vision im Vorfeld zu diskutieren und zu teilen. Wenn die Mitarbeiter in dieser Phase einbezogen werden, erhöht sich die Akzeptanz in der gesamten Organisation, was in späteren Phasen des Einführungsprozesses in der Regel schwierig wird.
2. Identifizieren aktueller geschäftlicher Blockaden
Es liegt in der Verantwortung des Implementierungsteams, in Zusammenarbeit mit einem externen Berater ein Audit durchzuführen, um den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse im Vergleich zu den Zielen des Unternehmens zu verstehen.
Einige Dinge, die Sie untersuchen sollten, sind:
- Hat die Einführung der neuen Software Auswirkungen auf den Status quo?
- Wie reibungslos (oder nicht) frühere Softwareeinführungen verlaufen sind?
- Welche Herausforderungen bestehen in den derzeitigen Geschäftsprozessen und wie könnten diese mit der neuen Software gelöst werden?
Die Beantwortung dieser Fragen wird die Lücken im bestehenden System aufzeigen. Es wäre ideal, die Beteiligten aus den jeweiligen Abteilungen einzubeziehen, um die Probleme zu verstehen, die sie in der Vergangenheit hatten. All diese Erkenntnisse werden dabei helfen, die Herausforderungen zu meistern und einen Notfallplan zu erstellen, falls etwas schiefgeht oder aus dem Ruder läuft.
3. Neue Prozesse einführen
Die Anforderungen eines jeden Unternehmens ändern sich im Laufe der Zeit, und es muss klug gehandelt werden, indem neue Prozesse eingeführt werden, die mit den neuesten Branchentrends und den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Durch die Überschneidung dieser Prozesse wird ein Verfahren geschaffen, das langfristig zu fruchtbaren Ergebnissen führt.
Neu Prozesse Planen:
- Es ist ratsam, die Prozesse zu ermitteln, die für die Mitarbeiter aufgrund der Einführung neuer Software mühsam werden könnte. Eine solche Situation könnte ein Umfeld des Widerstands schaffen.
- Es wäre ideal, die positiven Aspekte hervorzuheben und sicherzustellen, dass die negativen Aspekte, falls vorhanden, durch angemessene Schulungen und Onboarding angegangen werden.
- Außerdem können das Vertrauen der Mitarbeiter gewonnen werden, indem ihnen erklärt wird, was und wie es sich ändern wird.
- Wenn die Vorteile des neuen Systems erläutert werden, werden sich die Mitarbeiter wohlfühlen und die Vision des Unternehmens mittragen.
4. Verstehen der Bedürfnisse der Anwender
Um die Bedürfnisse der Anwender zu verstehen, muss man sich immer wieder folgende Fragen stellen:
- Wie nutzen die Anwender die Software?
- Wie nutzen die Anwender die Software NICHT?
- Was sind die Hindernisse bei der Softwarenutzung?
- Welche Anwendergruppe fällt es besonders schwer, die Software zu nutzen?
- Und warum fällt es dieser Anwendergruppe besonders schwer?
Anhand der Antworten auf all diese Fragen können maßgeschneiderte Schulungen für jede Anwendergruppe entwickelt werden. Auch die Geschäftsprozesse können auf der Grundlage dieser Erkenntnisse bei Bedarf geändert werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter ein großartiges Onboarding-Erlebnis haben, das wiederum zu einem höheren Engagement führt.
5. Software-Schulung zur Priorität machen
Die Einführung einer unglaublich fortschrittlichen Software allein ist noch kein Garant für Erfolg. Wenn man über eine hochmoderne Technologie verfügen, aber nicht in der Lage ist, diese optimal zu nutzen, scheitert das Projekt und damit auch die Investition.
Beispiel: Das Wissen um die Mathematik ist Grundvoraussetzung, um einen Taschenrechner bedienen zu können.
Ja, ich weiß. Die traditionelle Form der Schulung kostet Zeit, ist aber unerlässlich, um später effizient arbeiten zu können. Die Organisation mehrerer Schulungssitzungen verschlingt jedoch viele Arbeitsstunden und Ressourcen, die anderweitig besser eingesetzt werden könnten. Hierbei kann eine „Digital Adoption Plattform“ nützlich sein. Diese führt den Anwender interaktiv an die neue Software in Echtzeit heran, und spart wertvoll Zeit.
6. Fachverantwortliche einbeziehen
Die Einführung von Software ist keine One-Man-Show. Wichtige Entscheidungen müssen unter Einbeziehung der relevanten Interessengruppen aus allen Abteilungen getroffen werden.
Warum ist das wichtig?
Diese Mitarbeiter kennen den Arbeitsalltag besser als die Geschäftsleitung. Ihre Perspektive zu verstehen, könnte zahlreiche Möglichkeiten zur Verbesserung des Umsetzungsprozesses eröffnen. Schließlich sind sie diejenigen, die die neue Software nutzen werden.
Jeder dieser Stakeholder kennt die Endziele, die sie mit der neuen Implementierung erreichen wollen. Sie wissen, wie die Lösung aussehen soll und wo die Probleme auftreten könnten. Ihr Feedback in dieser Phase kann Ihren Plan für die Software-Einführung reibungsloser und effektiver machen.
Durch die Zusammenarbeit in dieser Phase erfährt man, welche Erwartungen sie an die neue Implementierung haben. So können die Ziele und Vorgaben so angepasst werden, dass sie den Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen.
Auf diese Weise motiviert man Mitarbeiter und ihre Beteiligung steigt um ein Vielfaches.
7. Beauftragen eines Servicepartners
Die Einführung einer neuen Software kann selbst mit einem technisch versierten Team zu einer Herkulesaufgabe werden. Das Unternehmen muss Berater und Servicepartner einstellen, um das gewünschte Ziel zu erreichen.
Berater sind die Vertreter des Unternehmens, die aufgrund ihres Fachwissens eingestellt werden, und Servicepartner sind Drittunternehmen, die die Einführung neuer Anwendungen im gesamten Unternehmen ermöglichen, um das Ziel effizient zu erreichen.
Die Erwartungen des Unternehmens müssen diesen Service-Partnern richtig vermittelt werden, um das Unternehmensziel zu erreichen, und diese Aufgabe wird vom Berater übernommen. Außerdem ist ein Berater ein Fachmann, der bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse hilft.
Zudem verstehen die Servicepartner das Produkt in- und auswendig und passen es an die Erwartungen des Unternehmens an. Sie sind diejenigen, die die Lösung entwickeln und einsetzen.
Die Zusammenarbeit an allen Fronten ist entscheidend für den Erfolg der eingesetzten Lösung.
8. Protokolle und Dokumentationen
Während die neue Software angepasst, entworfen und entwickelt wird, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, sind viele Entscheidungsträger an diesem Prozess beteiligt. Infolgedessen werden zahlreiche Entscheidungen getroffen. Wenn die Organisation ein Problem lösen will und den Verantwortlichen für diese Entscheidung zurückverfolgen möchte, wäre das schwierig, wenn es keine Entscheidungsprotokolle gäbe. In diesen Protokollen werden in der Regel die Namen der Verantwortlichen, die Art der getroffenen Entscheidungen und der Stand der Prozesse eingetragen.
Eine Dokumentation ist ebenso wichtig, da die meisten Unternehmen die Anpassung der Software an ihre Bedürfnisse bevorzugen. Dadurch unterscheidet sich die Struktur der Software stark von der Standardstruktur und die Standarddokumentation wird in solchen Fällen nutzlos.
Die Dokumentation sollte in der Verantwortung des Beraters liegen und in Zusammenarbeit mit den Servicepartnern erstellt werden.
9. Champions ernennen
Es muss eine oder mehrere Personen ausgewählt werden, die die verschiedenen Interessengruppen vertreten und die bereits in der Entwicklungsphase geschult werden müssen. Sie müssen die Kontaktstelle zwischen den externen und den internen Interessengruppen sein. Sie sollten zum Zeitpunkt, an dem die Einführungsphase beginnt, zu Power-Usern werden und können als „Champions“ bezeichnet werden, da sie die meiste Arbeit aufseiten der Organisation übernehmen.
Ein interner Champion wird den Erfolg bei der Einführung neuer Software sicherstellen, da sich jeder aus der Organisation an ihn wenden kann, wenn er Fragen hat oder Schulungen benötigt. Sie können den Teamleitern bei der Gestaltung der Schulungsmodule helfen. Ihre Anwesenheit verringert auch die Abhängigkeit von externen Akteuren.
Einige wenige Champions sind in einem Unternehmen unerlässlich, um die Akzeptanz der Software zu fördern und die Investition zu sichern.
10. Test in einer Kontrollgruppe
Sobald die Software entsprechend den Anforderungen entwickelt ist, sollte sie in einer kleinen Gruppe von Personen eingesetzt werden. Diese Gruppe von Personen kann handverlesen oder zufällig ausgewählt werden. Der Hauptzweck besteht darin, die Effizienz der eingesetzten Anwendung in einer Testumgebung zu überprüfen.
Wenn die Software nicht den erwarteten Standards entspricht, wird sie in die Entwicklungsphase zurückgeschickt. Wenn sie jedoch das gewünschte Ergebnis liefert, wird die Software in einer viel größeren Gruppe und schließlich im gesamten Unternehmen eingeführt. Das Hauptmotiv der Kontrollgruppe besteht darin, eventuelle Fehler in Echtzeit zu erkennen und zu verbessern. Das spart eine Menge Zeit und Mühe.
11. Feedback einholen
Neue Software hat in der Regel einige Schwachstellen. Es sollte die Hauptaufgabe der jeweiligen Manager sein, Feedback einzuholen und die Gefühle ihrer Teammitglieder an das Management weiterzugeben. Man kann das beste Analysesystem dafür im Einsatz haben, aber am Ende des Tages kommt es darauf an, wie die Nutzer die eingesetzte Software wahrnehmen.
Feedback kann über verschiedene Kanäle eingeholt werden.
Wie z.B. durch:
- Gespräche von Angesicht zu Angesicht
- Teammeetings
- Fragebögen
12. Monitoring
Um zu wissen, wie sich die neu eingeführte Software bewährt, können sich Business-Analyse-Tools als äußerst nützlich erweisen. Anhand dieser Daten können Lücken ermitteln und die Schulungs- und Geschäftsprozesse verbessert werden.
Die neu eingeführte Software muss von Zeit zu Zeit auch aktualisiert werden, um den Industriestandards und den Zielen des Unternehmens zu entsprechen. Um dies richtig umsetzen zu können, ist ein Monitoring unerlässlich.
Fazit
Die Einführung von Software ist keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Es ist nicht gut, Dinge übereilt zu tun. Es zahlt sich vielmehr aus, praktisch zu sein und seine Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. Allerdings ist an dieser Stelle auch Vorsicht geboten. Denn zu viel Analyse kann hier zu einem echten Showstopper werden.
Sei immer offen für Rückmeldungen und testen immer ausreichend, bevor du neue Software und ihre Aktualisierungen einführst.
Mit einer geeigneten Strategie, effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit, maßgeschneiderten Schulungen und einem gut definierten Fahrplan kannst du das Beste aus dem diesem, manchmal quälenden, Prozess herausholen.
Ach ja. Die hier beschriebenen Schritte, einmal richtig implementiert, können für nachfolgende Projekte leicht angepasst werden.
Puh. Und jetzt viel Spaß beim Umsetzen.